政府檔案管理系統(tǒng)是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)手段，對各類載體的政府檔案進(jìn)行采集、整理、歸檔、管理、檢索和利用等一系列活動(dòng)的總稱。其主要功能包括文件收集與輸入、文件組織與管理、文件檢索與利用、系統(tǒng)維護(hù)四個(gè)方面。 一、功能 1.文件收集與輸入：指將分散在各業(yè)務(wù)部門或個(gè)人手中的各種文件，按一定的要求分類、編號、登記造冊，并逐項(xiàng)錄入到計(jì)算機(jī)中；同時(shí)將已有的電子文檔導(dǎo)入到系統(tǒng)當(dāng)中，以便于統(tǒng)一管理和使用。 2.文件組織與管理：是對進(jìn)入系統(tǒng)的文件進(jìn)行有序地存儲(chǔ)、編排和管理的過程。主要包括文件目錄結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)、文件庫架的建立和完善以及文件的安全保管等方面內(nèi)容。 3.文件檢索與利用：是指通過該系統(tǒng)來查找所需信息并獲取相應(yīng)的服務(wù)。主要包括文件查詢、文件借閱、文件復(fù)制、文件銷毀等功能。 4.系統(tǒng)維護(hù)：指對整個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)行狀態(tài)進(jìn)行監(jiān)控和調(diào)整，以確保系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。主要包括數(shù)據(jù)備份、系統(tǒng)升級、故障排除等工作。 二、應(yīng)用價(jià)值 1.提高工作效率：政府檔案管理系統(tǒng)能夠自動(dòng)化處理大量的文件，大大提高了政府部門的工作效率。 2.加強(qiáng)信息安全：通過該系統(tǒng)可以對文件進(jìn)行加密保護(hù)，防止敏感信息泄露，從而保障了政府機(jī)構(gòu)的信息安全。 3.方便文件查閱：用戶可以通過該系統(tǒng)隨時(shí)隨地查看所需的文件，極大地方便了文件查閱工作。 三、案例 例如某市政府為了規(guī)范政府檔案管理工作，決定采用政府檔案管理系統(tǒng)軟件。該系統(tǒng)采用了先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了對政府各部門產(chǎn)生的大量文件的集中管理。經(jīng)過一段時(shí)間的應(yīng)用后，該市政府發(fā)現(xiàn)政府檔案管理工作的效率得到了顯著提升，同時(shí)也為政府決策提供了有力的支持。