綜合檔案系統是指將不同種類的文件材料進行收集、整理和管理，并按照一定的規律組織起來，形成有機整體，為查找利用提供便利的一種科學管理手段。綜合檔案系統的建立是實現信息資源開發利用的基礎性工作之一。 一、目的與意義 1.便于查閱：綜合檔案系統可以對各種載體的信息資料進行集中統一地管理和存放，方便工作人員查詢使用。 2.便于保管：通過綜合檔案系統，可以使各類載體形式的檔案有序歸類，有利于提高檔案室的空間利用率，避免出現混亂的情況。 3.便于統計：綜合檔案系統能夠對檔案的數量、類型等信息進行全面統計，以便于了解各個部門或個人所形成的檔案數量以及類別分布情況。 4.便于保密：在綜合檔案系統中，一般會對機密檔案進行分類存儲，以防止泄密事件的發生。 二、內容 1.文書檔案：包括行政公文、群眾來信來訪接待記錄、會議紀要、計劃方案、調查研究資料、總結報告、請示匯報材料等各種具有存檔價值的文字材料。 2.聲像檔案：包括照片、幻燈片、錄像帶、錄音帶、實物模型、電子版圖片等其他載體的各種聲像材料。 3.實物檔案：如科研項目的原始數據、產品設計圖紙、技術標準協議書、生產試驗記錄、設備儀器說明書及操作規程等。 三、功能 1.檢索功能：綜合檔案系統應具備快速準確地查出所需信息的功能，即能根據用戶提出的主題詞或非主題詞，在已有的大量檔案庫藏中迅速找到所需要的文件材料。 2.評價功能：綜合檔案系統應能根據用戶提出的問題，對其提供的文件材料做出正確的價值判斷，即能從大量的文件材料中找出有用的部分，剔除無用的部分。 3.控制功能：綜合檔案系統應能有效地控制文件材料的流向，即能保證重要的文件材料得到妥善保存，不被丟失或損壞；同時也能把一些無關緊要的文件材料及時清理出去。 4.利用功能：綜合檔案系統應能最大限度地發揮其社會經濟效益，即能通過對檔案信息的充分利用，促進本單位各項工作的開展，提高工作效率，增強經濟實力，更好地為社會主義現代化建設服務。